Gründung mit QES: Warum der digitale Weg mehr Schritte hat als der Postweg

Die Frage, die wir am häufigsten hören

«Warum kostet die Gründung mit QES CHF 150 mehr? Es ist doch alles digital, also einfacher, oder?» Die Frage ist naheliegend. Wer Online-Banking und E-Signaturen gewohnt ist, erwartet, dass eine digitale Gründung mit ein paar Klicks erledigt ist. Für die Gründerinnen und Gründer trifft das auch weitgehend zu. Das Verfahren dahinter ist jedoch gesetzlich geregelt, und dort bedeutet «elektronische öffentliche Urkunde» heute: mehr Schritte als auf Papier, in einer Reihenfolge, die das Recht vorgibt.

Was viele nicht wissen: Die Urkunde entsteht trotzdem auf Papier

Eine elektronische öffentliche Urkunde ist kein PDF, das am Bildschirm erzeugt wird. Die Verordnung über die elektronische öffentliche Beurkundung (EÖBV) gibt vier Schritte vor:

Erst jetzt existiert die Gesellschaft. Und erst jetzt dürfen die nächsten Dokumente überhaupt signiert werden.

Die Reihenfolge ist nicht verhandelbar

Bei einer Gründung mit QES gibt es deshalb zwei Signaturrunden, dazwischen die Beurkundung:

• Vorher: Die Vollmacht für die Beurkundung, per QES signiert, und die Kapitaleinzahlungsbestätigung der Bank im Original liegen dem Notariat vor. Ohne diese beiden Dokumente kann keine Urkunde entstehen.
• Beurkundung: Die Urkunde wird errichtet – Papier, Scan, Signatur, Siegel, wie oben beschrieben.
• Nachher: Die Gründer signieren alle übrigen Dokumente per QES: Handelsregisteranmeldung, Selbstbeglaubigung der Unterschrift, Domizilerklärung, Lex-Koller-Erklärung sofern erforderlich. Jede Signatur trägt einen Zeitstempel, der nach der Urkunde liegen muss (Art. 12b, 17 und 43 HRegV).
• Einreichung: Das Notariat reicht alles als PDF/A über eine anerkannte Zustellplattform beim Handelsregisteramt ein (Art. 12c HRegV).

Eine Anmeldung, die vor der Urkunde signiert wurde, meldet eine Gesellschaft an, die es in diesem Moment noch nicht gab. Das Handelsregisteramt weist sie zurück.

Der häufigste Fehler

Gründerinnen und Gründer signieren alle Dokumente auf einmal und senden sie gesammelt ein. Was vor der Urkunde signiert wurde, ist jedoch ungültig und muss von allen Beteiligten neu signiert werden, mit neuen Zeitstempeln. Die Zustellung in zwei Runden – zuerst nur die Vollmacht, nach der Beurkundung der Rest – ist deshalb keine Formalität, sondern die Konsequenz aus der Zeitstempel-Logik. Sie verhindert, dass jemand doppelt signieren muss. Die Details stehen in unserer QES-Anleitung Schritt für Schritt.

Woraus sich der Preisunterschied ergibt

Beim Postweg unterschreiben die Gründer einmal, lassen die Unterschriften beglaubigen und senden die Originale ein; die Urkunde bleibt auf Papier. Der digitale Weg umfasst zusätzlich zwei Signaturrunden, Signaturzertifikate und qualifizierte Zeitstempel, die Erstellung der elektronischen Urkunde in vier Schritten und die elektronische Einreichung. Der Zuschlag von CHF 150 bildet dieses zusätzliche Verfahren ab; er ist kein Aufpreis für «digital» an sich. Der Nutzen liegt an anderer Stelle: kein Postweg, keine Beglaubigung bei der Gemeinde, keine Apostille für Gründer im Ausland, Gründung von jedem Ort aus. Wer die Reihenfolge kennt, ist in sieben bis zehn Tagen eingetragen.

Ausblick: Das Gesetz für den direkten Weg ist beschlossen, gilt aber noch nicht

Der Weg über Papier, Scan und Siegel ist durch die geltende Verordnung vorgegeben. Der Bund hat die Vereinfachung bereits beschlossen: Das Bundesgesetz über die Digitalisierung im Notariat (DNG) ist vom Parlament verabschiedet. Es erlaubt, öffentliche Urkunden direkt als elektronische Originale zu errichten, und schafft ein zentrales elektronisches Urkundenregister des Bundes, in dem sie sicher aufbewahrt werden. Drucken, Scannen und nachträgliches Siegeln entfallen damit.

In Kraft ist das Gesetz noch nicht. Die Ausführungsverordnungen und das Urkundenregister sind in Arbeit; das Bundesamt für Justiz rechnet mit dem Inkrafttreten im Jahr 2029. Bis dahin gilt für alle Schweizer Notariate das heutige Verfahren. Unser Ablauf ist so aufgebaut, dass Gründerinnen und Gründer davon möglichst wenig merken: zwei Signaturrunden, die Koordination übernimmt das Notariat. Sobald das elektronische Original zulässig ist, entfallen die Zwischenschritte, und wir stellen darauf um. Was das Gesetz im Einzelnen regelt und was nicht, lesen Sie in «Digitalisierung im Notariat: Was das DNG bringt».

Wie der gesamte Ablauf heute aussieht, zeigt unsere Seite So läuft es bei uns ab; das Angebot selbst finden Sie unter Firma komplett digital gründen mit QES.