Gründung mit QES: Warum «alles digital» für den Notar mehr Schritte bedeutet, nicht weniger

Die Frage, die wir am häufigsten hören

«Warum kostet die Gründung mit QES CHF 150 mehr? Es ist doch alles digital, also einfacher, oder?» Die Frage ist berechtigt. Wer mit Online-Banking und E-Signaturen aufgewachsen ist, erwartet, dass eine digitale Gründung mit ein paar Klicks erledigt ist. Aus Sicht der Gründerin oder des Gründers stimmt das auch weitgehend. Auf der Seite des Notariats sieht es anders aus. Dort bedeutet «elektronische öffentliche Urkunde» nach geltendem Recht: mehr Schritte als auf Papier, und zwar in einer Reihenfolge, die nicht verhandelbar ist.

Was viele nicht wissen: Die Urkunde entsteht trotzdem auf Papier

Eine elektronische öffentliche Urkunde ist kein PDF, das der Notar am Bildschirm erzeugt. Die Verordnung über die elektronische öffentliche Beurkundung (EÖBV) schreibt den Weg vor:

Erst jetzt existiert die Gesellschaft. Und erst jetzt dürfen die nächsten Dokumente überhaupt signiert werden.

Die Reihenfolge ist nicht verhandelbar

Bei einer Gründung mit QES gibt es deshalb zwei Signaturrunden, dazwischen die Beurkundung:

• Vorher: Wir brauchen die Vollmacht für die Beurkundung, per QES signiert, und die Kapitaleinzahlungsbestätigung der Bank im Original. Ohne diese beiden Dokumente kann keine Urkunde entstehen.
• Beurkundung: Der Notar errichtet die Urkunde – Papier, Scan, Signatur, Siegel, wie oben beschrieben.
• Nachher: Die Gründer signieren alle übrigen Dokumente per QES: Handelsregisteranmeldung, Selbstbeglaubigung der Unterschrift, Stampa- und Lex-Koller-Erklärung, Domizilerklärung. Jede Signatur trägt einen Zeitstempel, der nach der Urkunde liegen muss (Art. 12b, 17 und 43 HRegV).
• Einreichung: Wir laden alles als PDF/A über eine anerkannte Zustellplattform beim Handelsregisteramt hoch (Art. 12c HRegV).

Eine Anmeldung, die vor der Urkunde signiert wurde, meldet eine Gesellschaft an, die es in diesem Moment noch nicht gab. Das Handelsregisteramt weist sie zurück.

Der häufigste Fehler

Gründer schicken uns alles auf einmal: «Hier habt ihr die Dokumente, signiert, fertig.» Leider nicht. Was vor der Urkunde signiert wurde, ist wertlos und muss neu signiert werden – für alle Beteiligten, mit neuen Zeitstempeln. Deshalb erhalten unsere Kundinnen und Kunden in der ersten Runde bewusst nur die Vollmacht und erst nach der Beurkundung den Rest. Wer sich fragt, warum das Notariat so «umständlich» ist: Genau so verhindern wir, dass jemand doppelt signieren muss. Die Details stehen in unserer QES-Anleitung Schritt für Schritt.

Warum also CHF 150 mehr?

Per Post unterschreiben die Gründer einmal, lassen die Unterschriften beglaubigen und schicken ein Couvert. Mit QES kommen dazu: zwei Signaturrunden, die Koordination der Zeitstempel, die Signaturzertifikate, die Erstellung der elektronischen Urkunde in vier Schritten und die elektronische Einreichung. Das ist mehr Aufwand, nicht weniger. Der Vorteil der QES liegt woanders: kein Postweg, keine Beglaubigung bei der Gemeinde, keine Apostille für Gründer im Ausland, Gründung von überall her. Wer die Reihenfolge kennt, ist in sieben bis zehn Tagen eingetragen.

Kritisch angemerkt: Das Gesetz für den einfachen Weg ist da, es gilt nur noch nicht

Der Umweg über Papier, Scanner und Siegel ist kein Wunsch der Notariate, sondern Vorgabe des geltenden Rechts. Der Bund hat das längst erkannt: Das Bundesgesetz über die Digitalisierung im Notariat (DNG) ist vom Parlament verabschiedet. Es erlaubt, öffentliche Urkunden direkt als elektronische Originale zu errichten, und schafft ein zentrales elektronisches Urkundenregister des Bundes, in dem sie sicher aufbewahrt werden. Drucken, scannen und nachträglich siegeln fällt damit weg.

Nur: In Kraft ist das Gesetz noch nicht. Die Ausführungsverordnungen und das Urkundenregister sind in Arbeit, und das Bundesamt für Justiz rechnet mit dem Inkrafttreten im Jahr 2029. Bis dahin arbeiten alle Schweizer Notariate, auch wir, nach dem heutigen Verfahren. Wir hätten den direkten Weg lieber heute als in drei Jahren – unser gesamter Prozess ist darauf ausgelegt, ihn am ersten Tag zu nutzen. Bis es so weit ist, sorgen wir dafür, dass Sie von der Komplexität so wenig wie möglich spüren: Sie signieren zweimal, alles andere koordinieren wir. Was das Gesetz im Einzelnen regelt und was nicht, lesen Sie in «Digitalisierung im Notariat: Was das DNG bringt».

Wie der gesamte Ablauf heute aussieht, zeigt unsere Seite So läuft es bei uns ab; das Angebot selbst finden Sie unter Firma komplett digital gründen mit QES.