So läuft es bei uns ab – Schritt für Schritt

Unser Notariat arbeitet vollständig online – und trotzdem so, wie Sie es von einem Notariat erwarten: Ein Notar prüft jedes Dossier persönlich, beurkundet und reicht beim Handelsregisteramt ein. Der Unterschied liegt im Weg dorthin: Die Angaben erfasst ein KI-Assistent, die Unterlagen kommen per E-Mail, und Sie unterschreiben dort, wo Sie gerade sind.

Alles beginnt mit einem Gespräch. Der KI-Notariatsassistent stellt Ihnen die Fragen, die der Notar auch stellen würde: Firmenname, Sitz, Zweck, Kapital, Gesellschafter oder Aktionäre, Geschäftsführung oder Verwaltungsrat, Zeichnungsrechte, Revisionsstelle oder Opting-out. Er prüft Ihre Eingaben auf Plausibilität, erklärt Optionen und weist auf Stolpersteine hin – zum Beispiel, wenn ein Firmenname nicht eintragungsfähig ist oder keine zeichnungsberechtigte Person Wohnsitz in der Schweiz hat.

Sie erreichen den Assistenten rund um die Uhr im Chat auf unserer Website, per WhatsApp oder über den KI-Telefonassistenten. Für jedes Geschäft gibt es einen eigenen Chat – etwa für die GmbH-Gründung, die AG-Gründung oder die Statutenänderung. Zu Beginn bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse; an sie senden wir später die Unterlagen. Am Ende des Gesprächs sehen Sie eine Zusammenfassung Ihrer Angaben. Der Chat ist unverbindlich und kostenlos – bezahlt wird erst, wenn wir für Sie arbeiten.

Tipp: Halten Sie Ausweiskopien aller beteiligten Personen und – bei bestehenden Gesellschaften – den aktuellen Handelsregisterauszug und die Statuten bereit. Dann geht es in einem Durchgang.

Nach dem Chat landet Ihr Dossier nicht in einer Warteschlange, sondern beim Notar. Er prüft die rechtliche Zulässigkeit (Firmenname, Zweck, Kapitalstruktur, Organe, Wohnsitzerfordernis), die Vollständigkeit der Angaben und die Registerkonformität der Formulierungen – also genau das, was das Handelsregisteramt später kontrolliert. Fehlt etwas oder ist etwas unklar, melden wir uns per E-Mail oder rufen kurz an.

Bei Gründungen mit Bareinlage erhalten Sie in diesem Schritt auch die Kapitaleinzahlungsbestätigung erklärt: Das Kapital wird auf ein Sperrkonto bei einer Schweizer Bank einbezahlt, die Bank stellt die Bestätigung aus, die wir für die Beurkundung brauchen. Bei Sacheinlagen koordinieren wir den Revisor.

In der Regel innert 24 Stunden nach dem Chat erhalten Sie alle Dokumente, die Ihre Unterschrift brauchen, als PDF an Ihre bestätigte E-Mail-Adresse – an Werktagen meist schneller. Mit dabei ist eine kurze Anleitung: wer wo unterschreibt, welche Unterschriften beglaubigt werden müssen und wohin die Originale gehen.

Wichtig zur Einordnung: Wir erstellen das komplette Dossier. Zur Unterschrift senden wir Ihnen aber nur die Dokumente, die Ihre Unterschrift brauchen. Die öffentliche Urkunde selbst – etwa den Errichtungsakt oder den beurkundeten Beschluss – erstellt und unterzeichnet der Notar bei der Beurkundung; Sie erhalten sie danach als Kopie.

Richtwerte – die genaue Liste für Ihren Fall steht in der Anleitung, die wir mit den Unterlagen mitsenden.

Lesen Sie die Dokumente in Ruhe durch. Änderungswünsche schicken Sie einfach per E-Mail zurück – wir passen an und senden eine neue Fassung. Unterschrieben wird erst, wenn alles stimmt.

Hier entscheiden Sie zwischen zwei Wegen. Beide führen zur gleichen Beurkundung; sie unterscheiden sich im Aufwand und darin, ob Sie einen Gang zur Gemeinde brauchen.

Wer muss beglaubigen lassen?

Die Beglaubigungspflicht auf dem Postweg trifft die Personen, die neu als zeichnungsberechtigt ins Handelsregister eingetragen werden – das Handelsregisteramt muss sicher sein, dass die Unterschrift echt ist.

• Gründung: alle Geschäftsführer bzw. Verwaltungsräte und weitere zeichnungsberechtigte Personen. Gesellschafter oder Aktionäre ohne Zeichnungsrecht unterschreiben nur.
• Mutation: neu eintretende zeichnungsberechtigte Personen; bisherige nicht.
• Sitzverlegung in einen anderen Kanton: alle Zeichnungsberechtigten nochmals, weil das neue Handelsregisteramt eigene Unterschriftenmuster braucht.
• Statutenänderung, Kapitalerhöhung, Liquidation ohne neue Personen: keine Beglaubigung, die Unterschriften auf Protokoll und Anmeldung genügen.

Alle Details, inklusive Ablauf bei der Gemeinde und Sonderfällen, im Ratgeber Wann muss ich meine Unterschrift beglaubigen lassen? und in Wer unterzeichnet was? (Gründung) bzw. Wer unterzeichnet was bei Statutenänderung und Liquidation?. Den vollständig digitalen Weg beschreibt Firma komplett digital gründen mit QES.

So läuft es mit QES: zwei Signaturrunden und eine feste Reihenfolge

Beim digitalen Weg ist die Reihenfolge nicht frei wählbar. Die Handelsregisteranmeldung kann erst signiert werden, wenn die Gesellschaft existiert – also nach der Beurkundung. Deshalb signieren Sie in zwei Runden, und jede Signatur trägt einen qualifizierten Zeitstempel, der die Abfolge belegt. Die kompakte Version zum Weiterleiten: QES-Anleitung Schritt für Schritt.

Warum die Anmeldung zuletzt kommt: Die Anmeldung einer Gründung unterzeichnen die zeichnungsberechtigten Personen der Gesellschaft (Art. 17 HRegV), und ihr sind die Belege beizulegen, allen voran die öffentliche Urkunde (Art. 43 HRegV). Beides gibt es erst nach der Beurkundung. Eine Anmeldung mit einem Zeitstempel vor der Urkunde würde eine Gesellschaft anmelden, die in diesem Moment noch nicht bestand – das Handelsregisteramt würde sie beanstanden. Bei der Statutenänderung gilt dieselbe Logik: zuerst der beurkundete Beschluss, danach die Anmeldung; eine Selbstbeglaubigung brauchen nur neu eintretende Zeichnungsberechtigte. Kurzanleitung für Kundinnen und Kunden → Warum digital mehr Schritte braucht →

Sobald die unterzeichneten Originale bei uns eingetroffen sind – oder alle QES-Signaturen vorliegen –, beurkundet der Notar innert 24 Stunden. Bei der Gründung ist das der Errichtungsakt, bei Statutenänderungen und Kapitalerhöhungen der Beschluss der General- bzw. Gesellschafterversammlung, bei der Liquidation der Auflösungsbeschluss. Die Beurkundung durch unser Notariat in St. Gallen ist schweizweit rechtsgültig; Ihre Anwesenheit ist nicht erforderlich.

Direkt anschliessend reichen wir die Anmeldung mit allen Belegen beim Handelsregisteramt Ihres Sitzkantons ein – auf Wunsch elektronisch, wo das Amt es anbietet. Nach Abschluss des Verfahrens erhalten Sie den Closing Binder: einen Scan aller eingereichten Unterlagen zusammen mit dem Handelsregisterauszug.

Das Handelsregisteramt prüft die Anmeldung und trägt ein – in der Regel innert 5 bis 8 Tagen, je nach Kanton auch länger: Zürich rechnet mit 5–10 Arbeitstagen, Bern mit 7–14 Tagen, der Thurgau mit bis zu 3 Wochen. Mit dem Eintrag und der Publikation im Schweizerischen Handelsamtsblatt (SHAB) ist Ihre Gesellschaft gegründet bzw. die Änderung wirksam. Den beglaubigten Handelsregisterauszug stellt das Amt zu; die Handelsregistergebühren (Neueintragung typisch CHF 450–600, schweizweit einheitlich) rechnet es separat ab.

Rückfragen des Amts – etwa zu einer Formulierung – beantworten wir direkt; Sie hören nur von uns, wenn Sie etwas beitragen müssen. Das zuständige Amt und die typische Dauer für Ihren Kanton finden Sie auf unseren Kantonsseiten.

Nach der Gründung: Das Sperrkonto wird nach dem Eintrag freigegeben. Ab dem 1. Oktober 2026 melden neu gegründete Gesellschaften ihre wirtschaftlich berechtigten Personen innert eines Monats dem Transparenzregister – das Verzeichnis dafür erstellen wir bei jeder Gründung über uns kostenlos mit.

Wie lange dauert das Ganze?

Richtwerte. Die Bearbeitungszeit des Handelsregisteramts hängt vom Kanton und von der Jahreszeit ab (vor Jahresende länger). Bei Sacheinlagen kommt die Prüfung durch den Revisor hinzu.

Die häufigsten Verzögerungen – und wie Sie sie vermeiden

• Beglaubigung vergessen oder unvollständig: Jede neu zeichnungsberechtigte Person braucht ihre eigene Beglaubigung – auch die zweite Geschäftsführerin, auch der Ehepartner. Kontrollieren Sie die Liste in unserer Anleitung, bevor Sie zur Post gehen.
• Kopie statt Original: Das Handelsregisteramt verlangt die Originale mit Originalunterschrift und Originalbeglaubigung. Gescannte Unterlagen reichen auf dem Postweg nicht.
• Kapital noch nicht auf dem Sperrkonto: Ohne Kapitaleinzahlungsbestätigung der Bank kann der Notar die Gründung nicht beurkunden. Konto früh eröffnen – die Banken brauchen dafür einige Tage.
• Ausland ohne Apostille: Im Ausland beglaubigte Unterschriften ohne Apostille werden zurückgewiesen. Alternative: QES.
• Unterschiedliche Namen: Name im Ausweis, in der Beglaubigung und in den Dokumenten müssen übereinstimmen (zweite Vornamen, Bindestriche).

Wo der Ablauf anders ist

• Vorsorgeauftrag, Testament, Ehe- und Erbvertrag: Vorbereitung online, Beurkundung persönlich in St. Gallen – das Gesetz verlangt die Anwesenheit, eine QES genügt hier nicht.
• Sacheinlagegründung: zusätzlich Sacheinlagevertrag und Prüfungsbestätigung eines zugelassenen Revisors, den wir koordinieren. Kein Sperrkonto nötig.
• Beglaubigungen: Unterschrifts- und Kopiebeglaubigungen erledigen wir vor Ort in St. Gallen oder vollständig digital per QES.
• Transparenzregister: Wir erstellen das Verzeichnis; die Meldung nimmt die Gesellschaft selbst über EasyGov vor.