Wann muss ich meine Unterschrift beglaubigen lassen – und wie funktioniert das?

«Einfach unterschreiben und zurückschicken» – ganz so einfach ist es beim Postweg nicht immer: Für den Eintrag ins Handelsregister muss die Echtheit bestimmter Unterschriften amtlich bestätigt sein (Unterschriftsbeglaubigung, vgl. Art. 21 der Handelsregisterverordnung). Wer das weiss und richtig plant, verliert dadurch keine Zeit – und wer die QES nutzt, überspringt den Schritt ganz.

In diesen Fällen braucht es beglaubigte Unterschriften

• Firmengründung (GmbH/AG): Alle Personen, die neu mit Zeichnungsberechtigung eingetragen werden – Geschäftsführer, Verwaltungsräte, Direktoren mit Zeichnungsrecht – lassen ihre Unterschrift beglaubigen. So kann das Handelsregisteramt die Echtheit der hinterlegten Unterschriften prüfen.
• Neue Zeichnungsberechtigte (Mutationen): Tritt später eine neue Person mit Zeichnungsrecht ein – etwa ein neuer Geschäftsführer oder ein zusätzliches VR-Mitglied –, gilt dasselbe für diese Person.
• Sitzverlegung in einen anderen Kanton: Wechselt der Sitz den Kanton, wird die Gesellschaft beim neuen kantonalen Handelsregisteramt geführt – und alle zeichnungsberechtigten Personen lassen ihre Unterschrift nochmals beglaubigen, auch wenn sie schon bisher eingetragen waren.

Nicht nötig sind neue Beglaubigungen dagegen bei Änderungen ohne neue Zeichnungsberechtigte im gleichen Kanton – etwa einer Zweck-, Namens- oder Domiziländerung.

So funktioniert die Beglaubigung Schritt für Schritt

1. Unterlagen bereithalten: Sie erhalten von uns die unterschriftsreifen Dokumente per E-Mail – darauf ist markiert, welche Unterschriften beglaubigt werden müssen.
2. Amtsstelle wählen: Je nach Kanton beglaubigt Ihre Wohnsitzgemeinde oder jedes Notariat. Bei uns in St. Gallen kostet die Unterschriftsbeglaubigung CHF 50.– pro Unterschrift – den Termin buchen Sie direkt online über die Terminbuchung. Wichtig: Erst vor Ort unterschreiben – die Amtsperson muss zusehen oder die Unterschrift anerkannt bekommen.
3. Jede Person einzeln: Die Beglaubigung ist höchstpersönlich. Mehrere Zeichnungsberechtigte müssen nicht gemeinsam erscheinen – jede Person erledigt das an ihrem eigenen Wohnort.
4. Im Original zurücksenden: Die beglaubigten Unterlagen senden Sie im Original per Post an uns – innert 24 Stunden nach Erhalt beurkunden wir und reichen beim Handelsregisteramt ein.

Für Personen im Ausland: Dort beglaubigt ein lokaler Notar; damit die Schweizer Behörden die Beglaubigung anerkennen, braucht es zusätzlich eine Apostille – das kostet schnell mehrere hundert Franken und ein bis zwei Wochen Zeit.

Die Abkürzung: QES statt Beglaubigung

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt (Art. 14 Abs. 2bis OR) und ersetzt die amtliche Beglaubigung vollständig: kein Gemeindeschalter, kein Notartermin, keine Apostille. Jede Person identifiziert sich einmalig in der SwissID-App von SwissSign (rund 10–15 Minuten) und signiert die Dokumente danach auf dem Smartphone – von überall auf der Welt. Bei uns kostet die QES-Option CHF 150.– (ab 3 Personen +CHF 50.– je weitere Person). Besonders lohnend ist sie, wenn mehrere Zeichnungsberechtigte beteiligt sind oder jemand im Ausland sitzt – Details im Ratgeber Firma komplett digital gründen mit QES.

Kurz zusammengefasst: Postweg vs. QES