Firma komplett digital gründen: Mit QES unterzeichnen Sie von überall auf der Welt

Wer eine GmbH oder AG gründet, kennt das klassische Bild: Termine koordinieren, Dokumente ausdrucken, unterschreiben, per Post verschicken – und wehe, eine Mitgründerin ist gerade im Ausland. Dieses Bild ist überholt. Bei uns läuft die Gründung auf Wunsch vollständig digital ab: von der Erfassung im KI-Assistenten über die Unterzeichnung per qualifizierter elektronischer Signatur bis zur Anmeldung beim Handelsregisteramt. Der einzige Ort, an dem Sie dafür sein müssen: dort, wo Ihr Smartphone gerade ist.

Der Schlüssel: die qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Gründungsdokumente wie die Statuten oder die Handelsregisteranmeldung verlangen Unterschriften. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die einzige elektronische Signatur, die der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt ist (Art. 14 Abs. 2bis OR) – vorausgesetzt, sie stammt von einem nach dem Schweizer Signaturgesetz (ZertES) anerkannten Anbieter.

Wir arbeiten dafür mit SwissSign – der Schweizer Anbieterin hinter der SwissID und einem der staatlich anerkannten Vertrauensdiensteanbieter der Schweiz. Das ist kein Detail: Eine rein europäische QES nach eIDAS genügt für Schweizer Rechtsgeschäfte nicht. Was die QES technisch und rechtlich genau ist, erklärt unser Beitrag QES erklärt.

So läuft die komplett digitale Gründung bei uns ab

1. Erfassung im KI-Notariatsassistenten: Sie erfassen Firma, Sitz, Personen und Kapital im Dialog – der Assistent für die GmbH-Gründung bzw. die AG-Gründung steht rund um die Uhr bereit und beantwortet dabei alle Fragen.
2. Prüfung durch den Notar: Ein Notar prüft Ihre Angaben persönlich. In der Regel erhalten Sie innert 24 Stunden alle Gründungsunterlagen per E-Mail.
3. Digital unterzeichnen mit SwissSign: Wählen Sie die QES-Option, koordinieren wir den gesamten Signaturprozess. Jede unterzeichnende Person identifiziert sich einmalig in der SwissID-App (rund 10–15 Minuten, mit biometrischem Pass oder anderem anerkanntem Ausweis) und signiert die Dokumente anschliessend mit wenigen Klicks auf dem Smartphone – egal, ob sie in Zürich, Lissabon oder Singapur sitzt.
4. Beurkundung und Handelsregisteranmeldung: Nach Eingang aller Signaturen führen wir die öffentliche Beurkundung innert 24 Stunden aus und reichen die Anmeldung beim Handelsregisteramt ein.
5. Eintragung: Das Handelsregisteramt trägt Ihre Gesellschaft in der Regel innert 5 bis 8 Tagen ein – Ihre Firma ist gegründet, ohne dass ein einziges Blatt Papier unterwegs war.

Wann die digitale Gründung besonders viel bringt

Gründer im Ausland: Die Apostille entfällt

Der grösste Hebel zeigt sich, wenn Gründerinnen oder Gründer im Ausland sind. Auf dem Papierweg müsste die Unterschrift – etwa auf der Handelsregisteranmeldung – vor Ort notariell beglaubigt und für die Schweiz zusätzlich mit einer Apostille überbeglaubigt werden. Das bedeutet: Termin beim ausländischen Notar, Gang zur Apostillestelle, internationale Kurierpost – schnell mehrere hundert Franken Kosten und ein bis zwei Wochen Verzögerung, pro Person.

Mit der QES entfällt dieser gesamte Umweg: Die digitale Signatur ist aus jedem Land gleich viel wert, eine Apostille ist nicht nötig. Für internationale Gründerteams ist das regelmässig der Unterschied zwischen Wochen und Tagen. Was ausländische Gründer sonst noch beachten sollten, lesen Sie im Beitrag Firma gründen als Ausländer.

Eine Person ist in den Ferien? Kein Stillstand mehr

Der Klassiker: Alles ist bereit, aber ein Mitgründer liegt gerade am Strand oder sitzt auf einer Berghütte – und die Gründung wartet zwei Wochen auf eine einzige Unterschrift. Mit der QES gibt es diesen Stillstand nicht: Unterzeichnet wird auf dem Smartphone, in wenigen Minuten, aus dem Liegestuhl. Dasselbe gilt für Teams, die über mehrere Städte oder Zeitzonen verteilt sind – niemand muss für einen Unterschriftstermin anreisen, niemand wartet auf gelbe Couverts.

Wenn es schnell gehen muss

Bankkonto, Mietvertrag, erster Kundenauftrag: Manchmal hängt alles am Handelsregistereintrag. Die digitale Signatur eliminiert die langsamste Etappe des Prozesses – den Postweg. In Kombination mit unseren beiden 24-Stunden-Zusagen (Unterlagen und Beurkundung) ist die komplett digitale Gründung der schnellste Weg zur eigenen GmbH oder AG.

Von überall auf der Welt – mit einer wichtigen Ausnahme

Für die QES brauchen Sie kein Schweizer Bürgerrecht und keinen Schweizer Wohnsitz – nur ein Smartphone und ein von SwissSign anerkanntes Ausweisdokument, in der Regel einen biometrischen Pass. Unterzeichnet wird damit buchstäblich von überall: aus der EU, aus Grossbritannien, den USA, Asien oder Übersee.

Eine Einschränkung gibt es allerdings: Aufgrund gesetzlicher Exportbeschränkungen darf SwissSign für Personen aus bestimmten Staaten keine Zertifikate ausstellen – die Liste umfasst aktuell unter anderem Nordkorea, Iran, Sudan und Syrien (massgeblich ist die jeweils aktuelle Exportbeschränkungsliste von SwissSign). Betroffene Personen können deshalb nicht per QES unterzeichnen. Die Gründung ist damit aber nicht blockiert: Als Alternative stehen die Unterzeichnung per Post (mit Beglaubigung und Apostille im Ausland) oder die persönliche Unterzeichnung bei uns in St. Gallen offen. Ob Ihre Konstellation für die QES geeignet ist, klären wir vor der Gründung kostenlos ab – fragen Sie einfach direkt im KI-Chat oder über das Kontaktformular.

Unabhängig von der Signatur gilt für Gründer mit Wohnsitz im Ausland: Die Gesellschaft braucht mindestens eine zeichnungsberechtigte Person mit Wohnsitz in der Schweiz (Art. 718 Abs. 4 OR für die AG, Art. 814 Abs. 3 OR für die GmbH) sowie ein Rechtsdomizil in der Schweiz. Auch dazu beraten wir Sie gerne.

Was die komplett digitale Gründung kostet

• Pauschale Bargründung: GmbH CHF 390.– bzw. AG CHF 490.– (zzgl. MwSt.), inklusive öffentlicher Beurkundung und Handelsregisteranmeldung
• QES-Signaturprozess: +CHF 150.– für die Koordination der digitalen Unterzeichnung über SwissSign; ab der dritten unterzeichnenden Person +CHF 50.– pro weitere Person
• Handelsregistergebühren: amtliche Drittkosten, seit 2021 bundesweit einheitlich, typischerweise CHF 450–600

Zum Vergleich: Allein Beglaubigung und Apostille im Ausland kosten häufig mehr als der gesamte QES-Zuschlag – von der gewonnenen Zeit ganz zu schweigen. Ihre konkrete Konstellation rechnet der Gründungskosten-Rechner in einer Minute durch.

Fazit: Die Unterschrift reist nicht mehr – Sie auch nicht

Die komplett digitale Gründung mit QES macht aus einem Koordinationsprojekt einen Online-Prozess: erfassen, prüfen lassen, auf dem Smartphone signieren – Beurkundung und Handelsregister übernehmen wir. Am meisten profitieren internationale Teams, Gründer im Ausland und alle, bei denen es schnell gehen muss. Starten Sie direkt im KI-Assistenten – für die GmbH oder die AG – und wählen Sie dort einfach die Option «komplett digital mit QES».