Online Notariat Team
15. September 2026
Fachlich geprüft durch unser Notariat
Das Wichtigste in Kürze
Zwei Signaturrunden, dazwischen die Beurkundung. Zuerst signieren Sie nur Vollmacht und Selbstbeglaubigung, dann beurkundet der Notar, danach folgen die restlichen Unterlagen. Die Einreichung beim Handelsregisteramt übernehmen wir.
- Bestehende QES? Direkt signieren. Sonst einmalige Identifikation in der SwissID-App, 10–15 Minuten
- Runde 1: Vollmacht und Selbstbeglaubigung der Unterschrift
- Beurkundung, sobald die Kapitaleinzahlungsbestätigung vorliegt
- Runde 2: Handelsregisteranmeldung und Erklärungen
- Alle Dokumente direkt im PDF signieren; nur die Selbstbeglaubigung wird gescannt – zwingend als PDF/A-1 oder PDF/A-2
Die Reihenfolge im Überblick
Die Schritte bauen aufeinander auf. Halten Sie die Reihenfolge ein, dann läuft alles ohne Rückfragen.
Sie
Identifikation – nur, wenn Sie noch keine QES haben
Sie erhalten von uns die Einladung in den Signaturprozess. Wer noch keine qualifizierte elektronische Signatur besitzt, identifiziert sich einmalig (10–15 Minuten) in der SwissID-App mit Pass oder ID. Wer bereits eine QES hat – zum Beispiel von SwissSign, Swisscom oder einem anderen anerkannten Anbieter –, überspringt diesen Schritt und signiert direkt mit der bestehenden Signatur.
Sie
Signaturrunde 1 – Vollmacht und Selbstbeglaubigung
Sie erhalten zunächst nur zwei Dokumente: die Vollmacht für die Beurkundung und die Selbstbeglaubigung Ihrer Unterschrift. Die Vollmacht signieren Sie direkt im PDF per QES – nicht ausdrucken. Für die Selbstbeglaubigung unterschreiben Sie das Blatt von Hand, scannen es zwingend als PDF/A-1 oder PDF/A-2 und senden es uns zurück; danach bestätigen Sie es per QES. Bei einer Statutenänderung oder Liquidation ist es nur die Vollmacht, bei der AG zusätzlich das Aktienbuch.
Sie / Bank
Kapitaleinzahlung – nur bei der Gründung
Sie zahlen das Stamm- oder Aktienkapital auf das Sperrkonto ein. Die Bank stellt die Kapitaleinzahlungsbestätigung aus und sendet sie uns oder Ihnen. Ohne diese Bestätigung kann der Notar nicht beurkunden.
Notar
Öffentliche Beurkundung – innert 24 Stunden
Sobald Runde 1 signiert ist und die Kapitaleinzahlungsbestätigung vorliegt, errichtet der Notar die elektronische Urkunde. Damit ist Ihre Gesellschaft gegründet bzw. der Beschluss beurkundet. Sie erhalten eine Kopie per E-Mail.
Sie
Signaturrunde 2 – die restlichen Unterlagen
Erst jetzt erhalten Sie die übrigen Dokumente zur Signatur: die Handelsregisteranmeldung und die Erklärungen (bei der Gründung Stampa- und Lex-Koller-Erklärung, Domizilerklärung). Signieren Sie diese direkt im PDF per QES – nichts ausdrucken, nichts einscannen.
Wir
Digitale Einreichung beim Handelsregisteramt
Wir reichen alles elektronisch beim Handelsregisteramt Ihres Sitzkantons ein. Sie müssen nichts mehr tun. Die Eintragung dauert in der Regel 5–8 Tage, danach erhalten Sie den Handelsregisterauszug.
Welche Dokumente wann
| Geschäft | Runde 1 (vor der Beurkundung) | Runde 2 (nach der Beurkundung) |
|---|---|---|
| GmbH-Gründung | Vollmacht, Selbstbeglaubigung der Unterschrift | Handelsregisteranmeldung, Stampa- und Lex-Koller-Erklärung, Domizilerklärung |
| AG-Gründung | Vollmacht, Selbstbeglaubigung der Unterschrift | Handelsregisteranmeldung, Stampa- und Lex-Koller-Erklärung, Domizilerklärung, Aktienbuch |
| Statutenänderung | Vollmacht; bei der AG zusätzlich das Aktienbuch; Selbstbeglaubigung nur für neu gewählte Zeichnungsberechtigte | Handelsregisteranmeldung |
| Liquidation | Vollmacht; bei der AG zusätzlich das Aktienbuch | Handelsregisteranmeldung |
Richtig scannen: die Selbstbeglaubigung
Alle Unterlagen signieren Sie direkt im PDF per QES. Die einzige Ausnahme ist die Selbstbeglaubigung: Sie wird von Hand unterschrieben und eingescannt. Das Handelsregisteramt akzeptiert diesen Scan nur im Langzeitformat PDF/A-1 oder PDF/A-2. Ein normales PDF, ein JPG oder ein Foto wird zurückgewiesen. So klappt es beim ersten Mal:
So bitte
- Nur das Blatt «Selbstbeglaubigung» ausdrucken und von Hand unterschreiben – so, wie Sie im Pass unterschreiben.
- Nur dieses eine Blatt scannen – mit dem Scanner oder einer Scan-App auf dem Smartphone.
- Zwingend als PDF/A-1 oder PDF/A-2 speichern: im Scanner bzw. in der Scan-App die Option «PDF/A» wählen; in Adobe Acrobat über «Speichern unter» > «PDF/A»; gratis über LibreOffice «Exportieren als PDF» mit Option «PDF/A».
- Eine einzige Datei pro Person, gerade, scharf, ohne Schatten und Finger.
- Die Datei so zurücksenden, wie es in unserer E-Mail steht – danach per QES bestätigen.
Bitte nicht
- Die per QES zu signierenden Dokumente ausdrucken, von Hand unterschreiben und einscannen – diese werden nur elektronisch im PDF signiert.
- Das ganze Dokument oder mehrere Seiten scannen – wir brauchen nur das Unterschriftenblatt.
- Den Scan als normales PDF, JPG, PNG oder Foto senden – ohne PDF/A-1 oder PDF/A-2 kann das Handelsregisteramt die Datei nicht verarbeiten.
- Ein Blatt auf mehrere Dateien verteilen oder mehrere Personen in eine Datei packen.
- Die Unterschrift digital einfügen oder mit dem Finger auf dem Bildschirm zeichnen – sie muss von Hand auf Papier sein.
- Mit Kürzel oder anders unterschreiben als im Ausweis.
Was Sie bereithalten sollten
- Bestehende QES von SwissSign, Swisscom oder einem anderen anerkannten Anbieter – falls vorhanden. Dann entfällt die Identifikation, Sie signieren direkt damit.
- Sonst: Smartphone mit der SwissID-App (App Store oder Google Play), Ihre E-Mail-Adresse und Pass oder ID für die einmalige Identifikation. Ein biometrischer Pass beschleunigt den Vorgang.
- Drucker und Scanner oder eine Scan-App mit PDF/A-Option für die Selbstbeglaubigung (nur bei Gründung oder neuer zeichnungsberechtigter Person).
- Kapitaleinzahlungsbestätigung der Bank bei der Gründung. Eröffnen Sie das Sperrkonto früh, die Banken brauchen dafür einige Tage.
Bei Fragen
Unser KI-Notariatsassistent beantwortet Fragen zum Ablauf rund um die Uhr im Chat, per WhatsApp oder Telefon. Den vollständigen Ablauf mit allen Rechtsgrundlagen finden Sie unter So läuft es bei uns ab, den Hintergrund zur digitalen Gründung im Beitrag Firma komplett digital gründen mit QES.
Häufige Fragen
Warum erhalte ich zuerst nur zwei Dokumente und den Rest später?+
Weil die Handelsregisteranmeldung erst nach der Beurkundung signiert werden darf: Sie setzt die gegründete Gesellschaft voraus und trägt einen Zeitstempel, der nach der Urkunde liegen muss. Deshalb signieren Sie in Runde 1 nur Vollmacht und Selbstbeglaubigung, der Notar beurkundet, und in Runde 2 folgen Anmeldung und Erklärungen.
Was ist die Selbstbeglaubigung der Unterschrift?+
Das Handelsregisteramt braucht ein Muster Ihrer handschriftlichen Unterschrift. Statt sie bei der Gemeinde beglaubigen zu lassen, unterschreiben Sie ein Blatt von Hand, scannen es und bestätigen mit Ihrer qualifizierten elektronischen Signatur, dass die eingescannte Unterschrift Ihre eigene ist (Art. 21 Abs. 3 HRegV). Nötig ist das nur bei der Gründung oder wenn Sie neu als zeichnungsberechtigte Person eingetragen werden.
Wie muss ich die Unterschrift scannen?+
Nur das eine Blatt mit Ihrer Unterschrift, als eine einzige Datei pro Person, gerade und gut lesbar, ohne Schatten – und zwingend im Format PDF/A-1 oder PDF/A-2. Nur dieses Langzeitformat akzeptiert das Handelsregisteramt; ein normales PDF, JPG oder Foto wird zurückgewiesen. Die meisten Scanner und Scan-Apps haben eine Option «PDF/A», ebenso Adobe Acrobat («Speichern unter» > «PDF/A») und LibreOffice («Exportieren als PDF» > «PDF/A»). Bitte nicht das ganze Dokument oder mehrere Seiten scannen und keine Seiten auf mehrere Dateien verteilen.
Ich habe bereits eine QES – muss ich mich trotzdem in der SwissID-App identifizieren?+
Nein. Wer bereits eine qualifizierte elektronische Signatur besitzt – zum Beispiel von SwissSign, Swisscom oder einem anderen nach ZertES anerkannten Anbieter –, signiert die Dokumente direkt mit dieser Signatur. Die Identifikation in der SwissID-App ist nur für Personen nötig, die noch keine QES haben. Teilen Sie uns einfach mit, welchen Anbieter Sie nutzen.
Muss ich die Dokumente ausdrucken?+
Nein – mit einer Ausnahme. Vollmacht, Handelsregisteranmeldung, Erklärungen und Aktienbuch signieren Sie direkt im PDF per QES; ausgedruckte, von Hand unterschriebene und eingescannte Versionen sind ungültig. Nur die Selbstbeglaubigung der Unterschrift wird von Hand unterschrieben und als PDF/A-1 oder PDF/A-2 eingescannt, weil das Handelsregisteramt ein Muster Ihrer handschriftlichen Unterschrift braucht.
Was brauche ich für die QES?+
Entweder eine bestehende QES eines anerkannten Anbieters – oder ein Smartphone mit der SwissID-App, einen gültigen Pass oder eine ID sowie die E-Mail-Adresse, an die wir die Einladung senden. Die Identifikation dauert einmalig 10–15 Minuten. Kosten: CHF 150 Zuschlag für den Signaturprozess, unabhängig von der Anzahl Dokumente.
Ich wohne im Ausland – geht das?+
Ja, das ist der grösste Vorteil der QES: keine Apostille, kein Postweg. Sie identifizieren sich online und signieren von überall. Ausgenommen sind Länder, für die der Signaturanbieter Exportbeschränkungen hat, unter anderem Nordkorea, Iran, Sudan und Syrien.
Wie lange dauert der ganze Ablauf?+
Typisch 7–10 Tage: Runde 1 am selben Tag, Kapitaleinzahlung je nach Bank 1–3 Tage, Beurkundung innert 24 Stunden, Runde 2 am selben Tag, Handelsregistereintrag 5–8 Tage.
Bereit zu starten?
Lassen Sie sich von unserem KI-Notariatsassistenten oder unserem Team persönlich beraten – kostenlos und unverbindlich.
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