Online Notariat Team
15. September 2026
Fachlich geprüft durch unser Notariat
Das Wichtigste in Kürze
Zwei Signaturrunden, dazwischen die Beurkundung. Zuerst signieren Sie nur die Vollmacht, dann beurkundet der Notar, sobald die Kapitaleinzahlungsbestätigung im Original vorliegt, danach folgen alle übrigen Unterlagen in einem Durchgang – inklusive Selbstbeglaubigung. Die Einreichung beim Handelsregisteramt übernehmen wir.
- Bestehende QES? Direkt signieren. Sonst einmalige Identifikation in der SwissID-App, 10–15 Minuten
- Runde 1: nur die Vollmacht – bei der Gründung zusammen mit der Kapitaleinzahlungsbestätigung der Bank im Original (AG-Statutenänderung und -Liquidation: zusätzlich Aktienbuch)
- Beurkundung, sobald die Kapitaleinzahlungsbestätigung im Original vorliegt
- Runde 2: Selbstbeglaubigung der Unterschrift, Handelsregisteranmeldung und Erklärungen
- Alle Dokumente direkt im PDF signieren; nur die Selbstbeglaubigung wird gescannt – zwingend als PDF/A-1 oder PDF/A-2
Die Reihenfolge im Überblick
Die Schritte bauen aufeinander auf. Halten Sie die Reihenfolge ein, dann läuft alles ohne Rückfragen.
Sie
Identifikation – nur, wenn Sie noch keine QES haben
Sie erhalten von uns die Einladung in den Signaturprozess. Wer noch keine qualifizierte elektronische Signatur besitzt, identifiziert sich einmalig (10–15 Minuten) in der SwissID-App mit Pass oder ID. Wer bereits eine QES hat – zum Beispiel von SwissSign, Swisscom oder einem anderen anerkannten Anbieter –, überspringt diesen Schritt und signiert direkt mit der bestehenden Signatur.
Sie
Signaturrunde 1 – nur die Vollmacht
Sie erhalten zunächst ein einziges Dokument: die Vollmacht für die Beurkundung. Sie wird von allen Gründern – bei bestehenden Gesellschaften von allen Gesellschaftern bzw. Aktionären – signiert, damit die Versammlung als Universalversammlung durchgeführt werden kann. Signieren Sie direkt im PDF per QES – nicht ausdrucken. Bei der Gründung senden Sie uns zusammen mit der Vollmacht die Kapitaleinzahlungsbestätigung Ihrer Bank im Original – beides gehört zum ersten Schritt. Bei der Statutenänderung oder Liquidation einer AG kommt das Aktienbuch dazu, ebenfalls direkt im PDF signiert. Alles andere folgt später in Runde 2.
Sie / Bank
Kapitaleinzahlung – nur bei der Gründung
Sie zahlen das Stamm- oder Aktienkapital auf das Sperrkonto ein. Die Bank stellt die Kapitaleinzahlungsbestätigung aus; wir brauchen sie im Original. Ohne diese Bestätigung kann der Notar nicht beurkunden, und die zweite Signaturrunde kann nicht starten.
Notar
Öffentliche Beurkundung – innert 24 Stunden
Sobald die Vollmacht signiert ist und die originale Kapitaleinzahlungsbestätigung vorliegt, errichtet der Notar die elektronische Urkunde. Damit ist Ihre Gesellschaft gegründet bzw. der Beschluss beurkundet. In diesem Schritt erhalten Sie noch keine Unterlagen – alle Dokumente kommen gesammelt am Schluss.
Sie
Signaturrunde 2 – alle übrigen Unterlagen
Erst jetzt erhalten Sie alles Weitere in einem Durchgang zur Signatur: die Handelsregisteranmeldung, die Erklärungen (bei der Gründung Domizilerklärung, Lex-Koller-Erklärung sofern erforderlich, bei der AG das Aktienbuch) und die Selbstbeglaubigung Ihrer Unterschrift (nur bei der Gründung oder wenn Sie neu als zeichnungsberechtigte Person gewählt werden). Anmeldung und Erklärungen signieren Sie direkt im PDF per QES – nichts ausdrucken. Einzig für die Selbstbeglaubigung unterschreiben Sie das Blatt von Hand, scannen es zwingend als PDF/A-1 oder PDF/A-2, signieren dieses PDF direkt per QES und stellen es uns zu.
Wir
Digitale Einreichung und Closing Binder
Wir reichen alles elektronisch beim Handelsregisteramt Ihres Sitzkantons ein. Sie müssen nichts mehr tun. Die Eintragung dauert in der Regel 5–8 Tage. Nach Abschluss des Verfahrens erhalten Sie von uns den Closing Binder: einen Scan aller eingereichten Unterlagen – Urkunde, Statuten, Anmeldung, Erklärungen – zusammen mit dem Handelsregisterauszug.
Welche Dokumente wann
| Geschäft | Runde 1 (vor der Beurkundung) | Runde 2 (nach der Beurkundung) |
|---|---|---|
| GmbH-Gründung | Vollmacht – zusammen mit der Kapitaleinzahlungsbestätigung der Bank (Original) | Selbstbeglaubigung der Unterschrift, Handelsregisteranmeldung, Domizilerklärung, Lex-Koller-Erklärung sofern erforderlich |
| AG-Gründung | Vollmacht – zusammen mit der Kapitaleinzahlungsbestätigung der Bank (Original) | Selbstbeglaubigung der Unterschrift, Handelsregisteranmeldung, Domizilerklärung, Lex-Koller-Erklärung sofern erforderlich, Aktienbuch |
| Statutenänderung | Vollmacht; bei der AG zusätzlich das Aktienbuch | Handelsregisteranmeldung; Selbstbeglaubigung nur für neu gewählte Zeichnungsberechtigte |
| Liquidation | Vollmacht; bei der AG zusätzlich das Aktienbuch | Handelsregisteranmeldung; Selbstbeglaubigung nur für neue Liquidatoren mit Zeichnungsrecht |
Richtig scannen: die Selbstbeglaubigung
Alle Unterlagen signieren Sie direkt im PDF per QES. Die einzige Ausnahme ist die Selbstbeglaubigung in Runde 2: Sie wird von Hand unterschrieben und eingescannt. Das Handelsregisteramt akzeptiert diesen Scan nur im Langzeitformat PDF/A-1 oder PDF/A-2. Ein normales PDF, ein JPG oder ein Foto wird zurückgewiesen. So klappt es beim ersten Mal:
So bitte
- Nur das Blatt «Selbstbeglaubigung» ausdrucken und von Hand unterschreiben – so, wie Sie im Pass unterschreiben.
- Nur dieses eine Blatt scannen – mit dem Scanner oder einer Scan-App auf dem Smartphone.
- Zwingend als PDF/A-1 oder PDF/A-2 speichern: im Scanner bzw. in der Scan-App die Option «PDF/A» wählen; in Adobe Acrobat über «Speichern unter» > «PDF/A»; gratis über LibreOffice «Exportieren als PDF» mit Option «PDF/A».
- Eine einzige Datei pro Person, gerade, scharf, ohne Schatten und Finger.
- Das gescannte PDF/A direkt per QES signieren und uns zustellen, wie es in unserer E-Mail steht.
Bitte nicht
- Die per QES zu signierenden Dokumente ausdrucken, von Hand unterschreiben und einscannen – diese werden nur elektronisch im PDF signiert.
- Das ganze Dokument oder mehrere Seiten scannen – wir brauchen nur das Unterschriftenblatt.
- Den Scan als normales PDF, JPG, PNG oder Foto senden – ohne PDF/A-1 oder PDF/A-2 kann das Handelsregisteramt die Datei nicht verarbeiten.
- Ein Blatt auf mehrere Dateien verteilen oder mehrere Personen in eine Datei packen.
- Die Unterschrift digital einfügen oder mit dem Finger auf dem Bildschirm zeichnen – sie muss von Hand auf Papier sein.
- Mit Kürzel oder anders unterschreiben als im Ausweis.
Was Sie bereithalten sollten
- Bestehende QES von SwissSign, Swisscom oder einem anderen anerkannten Anbieter – falls vorhanden. Dann entfällt die Identifikation, Sie signieren direkt damit.
- Sonst: Smartphone mit der SwissID-App (App Store oder Google Play), Ihre E-Mail-Adresse und Pass oder ID für die einmalige Identifikation. Ein biometrischer Pass beschleunigt den Vorgang.
- Drucker und Scanner oder eine Scan-App mit PDF/A-Option für die Selbstbeglaubigung (nur bei Gründung oder neuer zeichnungsberechtigter Person).
- Kapitaleinzahlungsbestätigung der Bank bei der Gründung. Eröffnen Sie das Sperrkonto früh, die Banken brauchen dafür einige Tage.
Warum der Notar diese Reihenfolge einhalten muss und weshalb die Urkunde auch bei der QES-Gründung zuerst auf Papier entsteht, erklärt unser Beitrag «Gründung mit QES: Warum digital mehr Schritte braucht».
Bei Fragen
Unser KI-Notariatsassistent beantwortet Fragen zum Ablauf rund um die Uhr im Chat, per WhatsApp oder Telefon. Den vollständigen Ablauf mit allen Rechtsgrundlagen finden Sie unter So läuft es bei uns ab, den Hintergrund zur digitalen Gründung im Beitrag Firma komplett digital gründen mit QES.
Häufige Fragen
Warum erhalte ich zuerst nur die Vollmacht und den Rest später?+
Weil die Handelsregisteranmeldung erst nach der Beurkundung signiert werden darf: Sie setzt die gegründete Gesellschaft voraus und trägt einen Zeitstempel, der nach der Urkunde liegen muss. Deshalb signieren Sie in Runde 1 nur die Vollmacht (bei der AG-Statutenänderung oder -Liquidation auch das Aktienbuch), der Notar beurkundet, sobald die originale Kapitaleinzahlungsbestätigung vorliegt, und in Runde 2 folgen alle übrigen Unterlagen in einem Durchgang: Anmeldung, Erklärungen und Selbstbeglaubigung.
Was ist die Selbstbeglaubigung der Unterschrift?+
Das Handelsregisteramt braucht ein Muster Ihrer handschriftlichen Unterschrift. Statt sie bei der Gemeinde beglaubigen zu lassen, unterschreiben Sie ein Blatt von Hand, scannen es als PDF/A-1 oder PDF/A-2, signieren dieses PDF direkt mit Ihrer qualifizierten elektronischen Signatur – damit bestätigen Sie, dass die eingescannte Unterschrift Ihre eigene ist (Art. 21 Abs. 3 HRegV) – und stellen es uns zu. Nötig ist das nur bei der Gründung oder wenn Sie neu als zeichnungsberechtigte Person eingetragen werden.
Wie muss ich die Unterschrift scannen?+
Nur das eine Blatt mit Ihrer Unterschrift, als eine einzige Datei pro Person, gerade und gut lesbar, ohne Schatten – und zwingend im Format PDF/A-1 oder PDF/A-2. Nur dieses Langzeitformat akzeptiert das Handelsregisteramt; ein normales PDF, JPG oder Foto wird zurückgewiesen. Die meisten Scanner und Scan-Apps haben eine Option «PDF/A», ebenso Adobe Acrobat («Speichern unter» > «PDF/A») und LibreOffice («Exportieren als PDF» > «PDF/A»). Bitte nicht das ganze Dokument oder mehrere Seiten scannen und keine Seiten auf mehrere Dateien verteilen.
Ich habe bereits eine QES – muss ich mich trotzdem in der SwissID-App identifizieren?+
Nein. Wer bereits eine qualifizierte elektronische Signatur besitzt – zum Beispiel von SwissSign, Swisscom oder einem anderen nach ZertES anerkannten Anbieter –, signiert die Dokumente direkt mit dieser Signatur. Die Identifikation in der SwissID-App ist nur für Personen nötig, die noch keine QES haben. Teilen Sie uns einfach mit, welchen Anbieter Sie nutzen.
Muss ich die Dokumente ausdrucken?+
Nein – mit einer Ausnahme. Vollmacht, Handelsregisteranmeldung, Erklärungen und Aktienbuch signieren Sie direkt im PDF per QES; ausgedruckte, von Hand unterschriebene und eingescannte Versionen sind ungültig. Nur die Selbstbeglaubigung der Unterschrift wird von Hand unterschrieben, als PDF/A-1 oder PDF/A-2 eingescannt und dann ebenfalls per QES signiert, weil das Handelsregisteramt ein Muster Ihrer handschriftlichen Unterschrift braucht.
Was brauche ich für die QES?+
Entweder eine bestehende QES eines anerkannten Anbieters – oder ein Smartphone mit der SwissID-App, einen gültigen Pass oder eine ID sowie die E-Mail-Adresse, an die wir die Einladung senden. Die Identifikation dauert einmalig 10–15 Minuten. Kosten: CHF 150 Zuschlag für den Signaturprozess, unabhängig von der Anzahl Dokumente.
Ich wohne im Ausland – geht das?+
Ja, das ist der grösste Vorteil der QES: keine Apostille, kein Postweg. Sie identifizieren sich online und signieren von überall. Ausgenommen sind Länder, für die der Signaturanbieter Exportbeschränkungen hat, unter anderem Nordkorea, Iran, Sudan und Syrien.
Wie lange dauert der ganze Ablauf?+
Typisch 7–10 Tage: Runde 1 am selben Tag, Kapitaleinzahlung und Original der Bestätigung je nach Bank 1–3 Tage, Beurkundung innert 24 Stunden, Runde 2 am selben Tag, Handelsregistereintrag 5–8 Tage. Danach erhalten Sie den Closing Binder mit allen eingereichten Unterlagen.
Bereit zu starten?
Lassen Sie sich von unserem KI-Notariatsassistenten oder unserem Team persönlich beraten – kostenlos und unverbindlich.
Weitere Beiträge zum Thema Digitale Gründung
Gründung mit QES: Warum der digitale Weg mehr Schritte hat als der Postweg
Die elektronische öffentliche Urkunde entsteht nach geltendem Recht auf Papier, wird gescannt, signiert und gesiegelt – und alle weiteren Dokumente dürfen erst danach signiert werden. Woraus sich der Preisunterschied von CHF 150 ergibt, welcher Fehler am häufigsten passiert und wann das neue Bundesgesetz den direkten Weg erlaubt.
Digitale GründungFirma gründen in der Schweiz: Plattform, Treuhänder, EasyGov oder Online-Notariat?
Vier Wege führen zur GmbH oder AG – der sachliche Vergleich: wer was leistet, was es wirklich kostet, worauf Sie beim Kleingedruckten achten sollten und warum am Ende immer ein Notariat beurkundet.