Digitale Beglaubigung: Dokument per QES signieren – beglaubigten Ausdruck erhalten, ohne Postversand

Der klassische Weg zur Beglaubigung hat einen wunden Punkt: das Papier. Das Dokument muss physisch zur Urkundsperson – persönlich vorbeigebracht oder per Post geschickt, aus dem Ausland oft per teurem Kurier. Genau diesen Schritt macht die digitale Beglaubigung überflüssig: Ihre qualifizierte elektronische Signatur ersetzt die Handunterschrift, und die Beglaubigung entsteht auf elektronischem Weg.

Die rechtliche Grundlage: QES und EÖBV

Zwei Bausteine machen das möglich. Erstens die qualifizierte elektronische Signatur (QES) nach dem Schweizer Signaturgesetz ZertES: Sie ist der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt (Art. 14 Abs. 2bis OR) und lässt sich – anders als eine Unterschrift auf Papier – technisch zweifelsfrei prüfen. Zweitens die Verordnung über die Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und elektronischer Beglaubigungen (EÖBV): Sie regelt, wie Urkundspersonen elektronische Beglaubigungen erstellen und wie Ausdrucke elektronischer Dokumente beglaubigt werden. Wir sind als Urkundsperson im Urkundspersonenregister des Bundes (UPReg) registriert und damit zur Erstellung solcher Beglaubigungen befugt.

So läuft die digitale Beglaubigung ab

1. Sie signieren per QES: Ihr Dokument liegt als PDF vor; Sie signieren es mit Ihrer qualifizierten elektronischen Signatur – etwa über die SwissID-App von SwissSign, von überall auf der Welt. Noch keine QES? Die einmalige Identifikation dauert rund 10–15 Minuten (so funktioniert die QES).
2. Sie senden uns die Datei elektronisch: Per E-Mail oder auf dem mit uns vereinbarten Weg – kein Ausdruck, kein Couvert, kein Kurier.
3. Wir prüfen die Signatur: Über das Validatorsystem des Bundes stellen wir fest, dass das Dokument gültig qualifiziert signiert ist – die sichtbare Unterschriftsgrafik allein genügt dafür nicht, entscheidend ist die technische Prüfung.
4. Wir erstellen die Beglaubigung: Nach den Vorgaben der EÖBV fertigen wir den beglaubigten Papierausdruck an: Ihr Dokument wird ausgedruckt und mit dem notariellen Beglaubigungsvermerk (Verbal) versehen, der die Übereinstimmung mit dem elektronischen Dokument und die geprüfte Signatur bestätigt. Den Ausdruck senden wir per Post an Sie oder direkt an den Empfänger – auf Wunsch inklusive Apostille für die Verwendung im Ausland.

Auf Wunsch: die vollelektronische Beglaubigung

Verarbeitet auch der Empfänger digital, geht es ganz ohne Papier: Wir erstellen eine elektronische Beglaubigung nach EÖBV – ein PDF/A-Dokument mit Verbalseite, unserer qualifizierten Signatur mit Zeitstempel und der Zulassungsbestätigung aus dem UPReg, dem elektronischen Pendant zum Berufssiegel. Jede Empfängerin kann die Gültigkeit selbst prüfen – über den öffentlichen Validator des Bundes (validator.ch).

Wann die digitale Beglaubigung besonders viel bringt

• Sie sind im Ausland: Kein Kurierversand des Originals in die Schweiz, keine Wartezeit – die QES reist in Sekunden.
• Es pressiert: Signatur, Prüfung und Beglaubigung liegen zeitlich eng beieinander; der Postweg zu uns entfällt komplett.
• Das Dokument kann nicht versendet werden: Ob aus Sicherheits- oder praktischen Gründen – das elektronische Dokument genügt.

Für die klassischen Fälle bleibt selbstverständlich alles beim Bewährten: Unterschriftsbeglaubigung (CHF 50.– pro Unterschrift) und Kopiebeglaubigung (CHF 40.– pro Dokument) mit Termin bei uns in St. Gallen – buchbar über die Online-Terminbuchung. Für die digitale Variante kontaktieren Sie uns kurz vorab – wir bestätigen Ihnen Ablauf und Preis für Ihren konkreten Fall.