Notarielle Beurkundung im digitalen Zeitalter: Wie funktioniert das?

Die notarielle Beurkundung gehört zu den traditionsreichsten Rechtsverfahren in der Schweiz. Doch auch dieses Verfahren erfährt gerade eine digitale Revolution. Wir zeigen, wie die Online-Beurkundung in der Schweiz funktioniert und was sie für Sie bedeutet.

Was ist eine notarielle Beurkundung?

Eine notarielle Beurkundung ist die formelle Bestätigung eines Rechtsgeschäfts durch einen Notar. Sie schafft höchste Rechtssicherheit und ist für bestimmte Geschäfte gesetzlich vorgeschrieben:

• Gründung einer GmbH oder AG
• Statutenänderungen und Mutationen
• Liquidation einer Gesellschaft
• Erbverträge, Ehe- und Vorsorgeverträge
• Öffentliche Testamente

Der klassische Weg: Termine, Wege, Wartezeiten

Beim klassischen Verfahren mussten Sie persönlich beim Notar erscheinen, Termine vereinbaren, oft weite Wege zurücklegen und manchmal mehrere Wochen auf einen freien Slot warten. Für Auslandsgründer kamen zusätzlich aufwendige Apostillen und Überbeglaubigungen hinzu – zeitintensiv und teuer.

Der digitale Weg: Schnell, ortsunabhängig, rechtssicher

Dank moderner Technologien ist die notarielle Beurkundung heute auch online möglich. Die Schlüsseltechnologie dafür ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES) – siehe unseren ausführlichen Artikel dazu. Der digitale Beurkundungsprozess umfasst folgende Schritte:

1. Datenerfassung mit dem KI-Assistenten

Statt Formulare auszufüllen, beantworten Sie die Fragen unseres KI-Notariatsassistenten im Chat. Er führt Sie strukturiert durch alle relevanten Informationen – egal ob es sich um eine GmbH-Gründung, eine Statutenänderung oder eine Liquidation handelt.

2. Erstellung der Urkunden

Auf Basis Ihrer Angaben werden die notariellen Urkunden automatisch generiert und von einem erfahrenen Notar geprüft. Eventuelle Fragen klären wir mit Ihnen telefonisch oder per E-Mail.

3. Einmalige Identifikation für die QES

Falls Sie noch keine qualifizierte elektronische Signatur haben, erfolgt eine einmalige Identifikation bei SwissSign: direkt in der SwissID-App mit einem biometrischen Pass, in der Regel in ca. 10–15 Minuten – ganz ohne Termin oder Videoidentifikation. Zu beachten: Eine rein europäische QES nach eIDAS genügt für Schweizer Recht nicht; erforderlich ist eine QES nach dem Schweizer ZertES.

4. Elektronische Signatur

Sie unterzeichnen die Urkunden elektronisch mit Ihrer QES – meist über die Mobile-App des Anbieters oder eine Web-Plattform mit Zwei-Faktor-Authentifizierung. Innerhalb von Sekunden ist die Signatur rechtsgültig hinterlegt.

5. Beurkundung durch den Notar

Der Notar prüft die Signaturen und beurkundet das Rechtsgeschäft. Die Urkunden sind danach rechtlich vollständig gleichwertig zu klassisch beurkundeten Dokumenten.

6. Handelsregistereintrag

Wir reichen alle Unterlagen elektronisch beim zuständigen Handelsregisteramt ein. Die Eintragung erfolgt in der Regel innert 5–8 Tagen – ohne dass Sie auch nur einen Schritt vor die Tür gesetzt haben.

Ist eine Online-Beurkundung wirklich rechtsgültig?

Ja, vollständig. Die rechtliche Grundlage bildet das Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES). Eine mit QES signierte Urkunde ist gemäss Art. 14 Abs. 2bis OR der handschriftlich unterzeichneten Urkunde gleichgestellt. Auch das Handelsregister akzeptiert elektronische Anmeldungen. Sie haben dieselben Rechte und denselben Schutz wie beim klassischen Verfahren.

Die Vorteile auf einen Blick

• Zeitersparnis: Keine Termine, keine Reisen
• Kostenersparnis: Keine Apostille, keine Reisekosten
• Ortsunabhängig: Beurkundung von überall auf der Welt
• 24/7 verfügbar: Datenerfassung jederzeit möglich
• Rechtlich gleichwertig: Volle Rechtssicherheit

Bei online-notariat.ch nutzen wir diese Möglichkeiten konsequent – kombiniert mit der persönlichen Beratung erfahrener Schweizer Notare. So vereinen wir Tradition und Innovation zu einem optimalen Erlebnis für Sie als Kunde.