Insolvenzerklärung oder Überschuldungsanzeige? Der entscheidende Unterschied – und welche Unterlagen Sie brauchen

Wenn eine GmbH oder AG in finanzielle Schieflage gerät, stehen zwei Begriffe im Raum, die oft verwechselt werden: die Insolvenzerklärung und die Überschuldungsanzeige(auch "Bilanzdeponierung" genannt). Beide führen zum Konkursgericht – aber aus unterschiedlichen Gründen, mit unterschiedlichen Pflichten und unterschiedlichen Unterlagen. Wer den Unterschied kennt, handelt rechtzeitig, korrekt und schützt damit Gläubiger wie auch die eigenen Organe.

Die Insolvenzerklärung: Konkurseröffnung auf eigenes Begehren

Die Insolvenzerklärung (Art. 191 SchKG) ist ein freiwilliger Schritt der juristischen Person selbst. Sie ist relevant, wenn Ihre Gesellschaft ihre fälligen Verbindlichkeiten nicht mehr begleichen kann – also zahlungsunfähig ist. Das bedeutet: Die Liquidität fehlt, um Rechnungen zu bezahlen – selbst wenn die Bilanz auf dem Papier noch positiv aussieht.

Mit diesem Schritt signalisiert die Gesellschaft ihre Bereitschaft zur geordneten Abwicklung durch den Konkurs, um weiteren Schaden von Gläubigern und Organen abzuwenden – Eigeninitiative statt Warten auf die Betreibung eines Gläubigers.

Die Überschuldungsanzeige: gesetzliche Pflicht der Organe

Die Überschuldungsanzeige (Art. 725b OR) ist dagegen eine gesetzliche Pflicht der Organe – des Verwaltungsrats einer AG bzw. der Geschäftsführung einer GmbH. Sie wird ausgelöst, wenn die Gesellschaft überschuldet ist: Die Aktiven reichen nicht mehr aus, um die Fremdverbindlichkeiten zu decken – weder zu Fortführungs- noch zu Veräusserungswerten. Kurz gesagt: Das Eigenkapital ist negativ.

Stellt sich eine solche Lage heraus, müssen die Organe umgehend das Konkursgericht benachrichtigen. Wird das verschleppt, drohen persönliche Haftungsrisiken für den Schaden, der den Gläubigern durch die Verzögerung entsteht. (Die Benachrichtigung kann unterbleiben, wenn Gläubiger im Umfang der Überschuldung Rangrücktritte erklären oder eine Sanierung innert der gesetzlichen Frist begründete Aussicht auf Erfolg hat – hier lohnt sich der Blick auf Sanierungsinstrumente wie die Kapitalerhöhung durch Verrechnung.)

Der entscheidende Unterschied auf einen Blick

Notwendige Unterlagen für die Insolvenzerklärung

Für die Konkurseröffnung auf eigenes Begehren reichen Sie beim zuständigen Konkursgericht eine Reihe von Dokumenten ein. Die genauen Anforderungen können kantonal variieren, umfassen aber im Wesentlichen:

• Gesuch um Konkurseröffnung: Ein schriftliches, unterzeichnetes Gesuch, in dem die juristische Person ihre Zahlungsunfähigkeit erklärt und die Konkurseröffnung beantragt.
• Handelsregisterauszug: Ein aktueller Auszug des Unternehmens aus dem Handelsregister.
• Öffentlich beurkundeter Beschluss der zuständigen Organe (wichtige Formvorschrift!): Bei der AG der Beschluss der Generalversammlung, bei der GmbH der Beschluss der Gesellschafterversammlung. Dieser Beschluss zur Konkurseröffnung auf eigenes Begehren muss zwingend öffentlich beurkundet werden – der entscheidende Formakt, der Rechtssicherheit und die Gültigkeit des Beschlusses gewährleistet.
• Aktueller Geschäftsbericht bzw. Zwischenabschlüsse: Zur Darstellung der aktuellen finanziellen Lage. Anders als bei der Überschuldungsanzeige müssen diese nicht von einem zugelassenen Revisor geprüft sein.
• Gläubigerverzeichnis: Eine vollständige Liste aller Gläubiger mit Namen, Adressen und den genauen Beträgen der ausstehenden Forderungen.
• Schuldnerverzeichnis: Eine Aufstellung aller Personen oder Unternehmen, die Ihrer Gesellschaft noch Geld schulden.
• Aktivenverzeichnis: Eine detaillierte Liste aller Vermögenswerte (Bankguthaben, Immobilien, Fahrzeuge, Maschinen, Warenlager, Forderungen etc.).
• Angaben zu Liegenschaften: Eine Erklärung, dass die Gesellschaft keine Liegenschaften besitzt – oder detaillierte Angaben zu den vorhandenen Liegenschaften.
• Begründung der Zahlungsunfähigkeit: Eine kurze Darlegung der Gründe, die zur Illiquidität geführt haben, und weshalb eine Sanierung nicht möglich oder aussichtslos ist.
• Kostenvorschuss: Ein vom Gericht festgesetzter Vorschuss zur Deckung der ersten Kosten des Konkursverfahrens.

Unser Service: die öffentliche Beurkundung des Beschlusses

Die öffentliche Beurkundung des Beschlusses zur Konkurseröffnung ist für juristische Personen in der Schweiz ein unerlässlicher Schritt, wenn sie den Konkurs auf eigenes Begehren einleiten möchten. Als Ihr Online-Notariat unterstützen wir Sie in dieser anspruchsvollen Phase:

• Professionelle Beratung: Wir erläutern die rechtlichen Voraussetzungen und den Ablauf der öffentlichen Beurkundung – bei der Insolvenzerklärung wie auch bei Fragen zur Überschuldungsanzeige.
• Rechtssichere Beurkundung: Wir beurkunden den Beschluss Ihrer General- oder Gesellschafterversammlung formgerecht und gesetzeskonform.
• Effiziente Abwicklung: Alle Formalitäten werden präzise und zügig erledigt, damit der Prozess nicht unnötig verzögert wird und Sie schnell Klarheit haben.

Die öffentliche Beurkundung schafft Rechtssicherheit für die Gesellschaft und für die verantwortlichen Organe. Und falls Ihre Gesellschaft nicht zahlungsunfähig ist, sondern schuldenfrei geordnet vom Markt gehen soll: Dann ist die ordentliche Liquidation (Pauschalpreis CHF 400) der richtige Weg.