Was kostet eine inaktive GmbH wirklich? Die versteckten Fixkosten der Untätigkeit

Das Geschäft ist eingeschlafen, das Projekt beendet, der Fokus liegt längst woanders – aber die GmbH steht noch im Handelsregister. «Die kostet ja nichts, solange nichts läuft», denken viele. Das ist ein Irrtum: Eine eingetragene Gesellschaft löst jedes Jahr dieselben Pflichten und Kosten aus – ob sie Umsatz macht oder nicht.

Diese Pflichten laufen weiter – auch ohne einen Franken Umsatz

• Buchführung und Jahresrechnung: Die Rechnungslegungspflicht (Art. 957 ff. OR) gilt unabhängig von der Aktivität. Jedes Jahr braucht es einen Abschluss – und die Gesellschafterversammlung muss ihn genehmigen.
• Steuererklärung: Die Gesellschaft bleibt steuerpflichtig und reicht jährlich eine Steuererklärung ein, auch als Nullerklärung. In den meisten Kantonen fällt zudem eine minimale Kapitalsteuer an – Gewinn hin oder her.
• Domizil und Organe: Die GmbH braucht weiterhin ein Rechtsdomizil in der Schweiz und mindestens eine zeichnungsberechtigte Person mit Schweizer Wohnsitz. Wer dafür einen Treuhänder oder eine Domiziladresse bezahlt, zahlt auch im Ruhemodus weiter.
• Administrative Restpflichten: Handelsregisterdaten aktuell halten, Gesellschafterversammlung durchführen, Post und Behördenkorrespondenz bearbeiten – der Aufwand ist klein, aber er verschwindet nie ganz.

Die Rechnung: Nichtstun kostet mehr als Aufräumen

Wie viel eine ruhende GmbH konkret kostet, hängt vom Einzelfall ab. Realistisch sind – je nach Treuhänder, Domizil-Lösung und Kanton – mehrere hundert bis über tausend Franken pro Jahr: Jahresabschluss und Steuererklärung schlagen typischerweise mit einigen hundert Franken zu Buche, dazu kommen Domizilkosten und die minimale Kapitalsteuer. Wer die Gesellschaft «einfach mal liegen lässt», zahlt diese Rechnung jedes Jahr von Neuem.

Zum Vergleich: Die ordentliche Liquidation kostet bei uns einmalig CHF 400.– pauschal (zzgl. MwSt. und Handelsregistergebühren; optional übernehmen wir den Schuldenruf im SHAB für CHF 100.– inkl. Publikationsgebühren). Die Liquidation amortisiert sich damit oft schon im ersten Jahr – alles danach ist gesparte Fixkosten.

«Dann verkaufe ich die Hülle halt» – warum das nicht mehr funktioniert

Der Verkauf einer inaktiven, vermögenslosen Gesellschaft – der sogenannte Mantelhandel – war lange ein beliebter Ausweg. Seit dem 1. Januar 2025 ist er gesetzlich geregelt: Die Handelsregisterämter tragen solche Übertragungen gestützt auf Art. 684a und 787a OR nicht mehr ein. Was das im Detail bedeutet, lesen Sie in unserem Beitrag Mantelhandel: aktuelle Praxis der Handelsregisterämter. Realistisch bleiben damit zwei Wege: weiterzahlen – oder sauber abschliessen. Den vollständigen Vergleich der Optionen finden Sie im Beitrag Liquidieren, verkaufen oder ruhen lassen?

Der richtige Zeitpunkt: vor dem Jahreswechsel

Ein Timing-Hinweis aus der Praxis: Wer die Auflösung noch in diesem Jahr beschliesst und ins Handelsregister eintragen lässt, startet das Sperrjahr früher und erspart sich im Idealfall einen weiteren vollen Zyklus aus Jahresabschluss und Steuererklärung. Während des Sperrjahrs läuft zwar alles Administrative normal weiter – aber das Ende ist absehbar, und nach der Löschung fallen sämtliche Pflichten weg.

Wie die Liquidation Schritt für Schritt abläuft – vom öffentlich beurkundeten Auflösungsbeschluss über den Schuldenruf bis zur Löschung – zeigt unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung zur GmbH-Liquidation.